עלות · אוטומציה · החלטות
כמה עולה לך לא לעשות אוטומציה? שיטה לחשבון, לא הבטחה
השאלה ששומעים לפני כל פרויקט היא כמה זה יעלה. שאלה לגיטימית. השאלה השנייה נשאלת לעיתים רחוקות: מה המצב הנוכחי כבר עולה. את השנייה אפשר לחשב, אבל רק מתוך הנחות שאתם מציבים - לא מתוך מספר שאני ממציא.
שלושה מקומות שבהם זמן ופניות יוצאים
- פניות שלא טופלו בזמן: פנייה שהגיעה בערב וטופלה למחרת, או לא טופלה בכלל. מה שלא נרשם, לא ידוע, ולכן גם לא מטופל.
- עבודה ידנית חוזרת: העתקת פרטים בין מערכות, שליחת תזכורות ידניות, עדכון אותו נתון בכמה מקומות.
- טעויות ותיקונים: תזכורת שלא נשלחה, מחיר שנשלח שגוי, הזמנה שנשכחה. כל אלה עולים זמן, ולפעמים גם אמון.
השיטה: ארבע הנחות ואז חשבון
קחו דף ורשמו ארבעה מספרים שלכם, לא שלי:
- כמה פניות נכנסות בשבוע.
- כמה מהן לא מקבלות מענה בזמן שסוכם.
- מה אחוז הסגירה על פנייה שכן טופלה בזמן.
- מה שווי ההכנסה הממוצע מלקוח.
הדוגמה הבאה היא תרחיש להמחשה, לא תחזית ולא תוצאה של לקוח: 6 פניות בשבוע שלא טופלו בזמן, אחוז סגירה של 25% ושווי הכנסה של 2,000 ש"ח ללקוח.
החשבון: 6 × 25% × 2,000 = 3,000 ש"ח הכנסה פוטנציאלית בשבוע.
אם רוצים להמיר לחודש, צריך לומר באיזה מקדם השתמשתם. בחלוקה של 4.33 שבועות בחודש: 3,000 × 4.33 = 12,990 ש"ח בחודש. לפי 52 שבועות בשנה: 3,000 × 52 = 156,000 ש"ח בשנה.
שתי הערות שחייבות להיאמר: המספרים הם הכנסה, לא רווח. לפני שמשווים להשקעה צריך להחסיר עלות סחורה והוצאות ישירות. ושנית, אוטומציה לא מבטיחה להחזיר את כל הפניות שלא טופלו: חלק מהן כבר הלכו, וחלקן לא היו נסגרות בכלל.
מה עוד לא נכנס לחשבון
השעות שנחסכות, הטעויות שנמנעות והזמן שמתפנה אינם מתורגמים לכסף כאן, כי אין לנו מחיר מוסכם לשעה שלכם. אפשר להוסיף אותם כשורה נפרדת, אבל עדיף לעשות את זה אחרי שהחלטתם מה השעה שלכם שווה - ולא לפני.
איך משווים להשקפה
מול ההכנסה הפוטנציאלית עומדים מחיר ההקמה, עלויות שימוש של ספקים חיצוניים, וזמן התחזוקה. את שלושתם אפשר לדעת מראש: הראשון מהצעת מחיר בכתב, השני מרשימת הספקים, והשלישי מההיקף שנקבע.
מה שאי אפשר להבטיח הוא מועד החזר מדויק. פניות שלא טופלו לא חוזרות באופן אחיד, ותהליך חדש לוקח זמן להתייצב. לכן השאלה הנכונה היא לא מתי ההשקעה חוזרת, אלא האם יש תזרים שמאפשר את ההשקפה עכשיו, ומה קורה אם השיפור מגיע לאט מהצפוי.
מה לתקן קודם
מהמקום שבו פניות הולכות לאיבוד, לא מהמקום שהכי מפריע. אחר כך תזכורות ללקוחות קיימים, ורק בסוף עבודה ידנית חוזרת, שמייצרת זמן אבל לא הכנסה חדשה.
מה אוטומציה לא עושה
היא לא הופכת פנייה לא מתאימה ללקוח טוב, לא מוכרת במקומכם, ולא מתקנת תהליך שלא הוגדר. היא מתעדת פניות, שולחת אישור קבלה ותזכורת, ושומרת את הנתונים במקום אחד.
אם אתם רוצים לעשות את החשבון על העסק שלכם, אפשר לעשות אותו יחד בשיחה. מה שנקבל הוא טווח עם הנחות גלויות, ומחיר קבוע בכתב לפני שמתחילים.
רוצים לראות איך זה עובד אצלכם בעסק?
שיחה קצרה, בלי התחייבות. נבין יחד איפה נופלים לידים: ונקבל החלטה.
בדיקת התאמה לעסק שלכםקראו גם: איך בודקים אם ChatGPT ממליץ על העסק שלך · איך נראית אוטומציית לידים אמיתית, מקצה לקצה